Платим ответственным и скрупулезным

Дано: производственная площадка Транспорт Будущего Самара. На третьем этаже площадки находятся следующие помещения: гардероб, кофе-брейк, опенспейс на 20 сотрудников, 4 кабинета.

Необходимо, чтобы во всех этих помещениях было чисто, проветрено, политы цветы, своевременно выносился мусор. В комнате для приема пищи должны быть свежие снеки, убрано со стола, посуда должна быть вымыта. Для выполнения этих функций мы приняли на работу уборщицу.

Вам необходимо подготовить аналитическую записку, отвечающую на следующие вопросы:

1. Какие по вашему мнению могут быть ошибки и недопонимания во взаимоотношениях, если руководитель не опишет набор правил, которым уборщица должна следовать для качественного выполнения своих функций. Перечислите перечень ошибок, которые вы можете предположить.
2. Как бы вы организовали работу уборщицы, чтобы она выполняла возложенные на нее функции. Что для этого нужно сделать?
3. Основные алгоритмы, правила, которые вы бы заложили в нормативные документы, чтобы уборщица качественно выполняла свои обязанности.

Эффективное производство должно работать как часы. В основе такой непрерывной и слаженной работы лежат отчетные формы, которые помогают всем участникам координировать свою деятельность.

Отчетная форма, служащая инструментом работы и помощником для сотрудников, должна быть:

• понятной;
• лаконичной, но отражающей все ключевые показатели;
• и, конечно, красивой.

Мы предлагаем вам попробовать свои силы в разработке комплекта шаблонов отчетных форм документооборота для PR-службы Транспорта Будущего.

Одна из основных функций PR-службы – это проведение PR-мероприятий различного масштаба: от участия в выставках до встреч со студентами вузов, от дней открытых дверей до массовых городских фестивалей. Чтобы правильно использовать ресурс сотрудников компании, PR-мероприятия должны быть заранее спланированы, должны быть подготовлены документы, описывающие идею и ход проведения мероприятия, должен быть рассчитан бюджет, сформулированы целевые показатели.

Вам предлагается разработать шаблоны форм (документы, в которых сотрудники будут отражать информацию) и инструкции к ним (как сотрудники должны заполнять эти шаблоны):

• План PR-мероприятий на предстоящие полгода. Форма включает в себя информацию: какие мероприятия будут проводиться, в каком формате, в какую дату, когда будут подготовлены основные документы – описание мероприятия, бюджет, календарный план-график организации, отчет о проведении.
• Календарь PR-мероприятий на предстоящие 3 месяца. Форма должна визуально отражать плотность проведения PR-мероприятий в рассматриваемом периоде в разрезе форматов мероприятий (рекрутинговое мероприятие, мероприятие на площадке Транспорта Будущего, общегородское мероприятие, интеграция во внешние мероприятия).
• Бюджет на проведение PR-мероприятия.

Эффективное производство должно работать как часы. В основе такой непрерывной и слаженной работы лежат отчетные формы, которые помогают всем участникам координировать свою деятельность.

Отчетная форма, служащая инструментом работы и помощником для сотрудников, должна быть:

• понятной;
• лаконичной, но отражающей все ключевые показатели;
• и, конечно, красивой.

Мы предлагаем вам попробовать свои силы в разработке комплекта шаблонов форм электронного документооборота для производства Транспорта Будущего, включающего как сами шаблоны (что сотрудники должны заполнять), так и инструкции к ним (как сотрудники должны заполнять шаблоны):

• Нормативный и фактический запас сырья и комплектующих для производства изделий
• Альбом изделий, производимых на Участке, и трудоемкость их изготовления
• План и план-факт производства на месяц
• Ежедневный план-факт производства изделий участком

На площадке Транспорта Будущего действует Инженерное училище, где рабочие могут осваивать профессии конструктора, инженера, мастера или начальника участка, операционного или технического директора.

Не менее важная задача Инженерного училища – помогать сотрудникам «переключаться» и отдыхать от производственного процесса. Для этого в том числе работает спортзал, в котором есть 2 беговые дорожки, 2 велотренажера, гантели и штанги, боксерская груша, коврики для йоги, два стола для пинг-понга, комната для VR-игр, в которой одновременно могут играть до 6 сотрудников.

Время работы спортзала: с 10-00 до 19-00. Сотрудники могут посещать спортзал во время обеда, 15-минутных межоперационных перерывов или после окончания рабочего дня.

2 раза в неделю с 17-00 до 18-00 проводятся тренировки с профессиональным тренером для всех желающих сотрудников.

Вам необходимо:

1. Подготовить минимальный перечень нормативных документов, которые позволят спортзалу работать эффективно, безопасно и бесперебойно.
2. Разработать организационную структуру, включающую в себя персонал, необходимый для непосредственного функционирования спортзала (люди, которые следят за соблюдением безопасности, решают конфликтные ситуации во время занятий, ведут учет посещения, владеют VR-оборудованием и пр.), и персонал, осуществляющий контроль за исполнителями.

Разработать и визуально изобразить алгоритм инициирования, организации и проведения тренировок с профессиональным тренером (какие сотрудники должны выполнить какие функции в какой последовательности для того, чтобы тренировка состоялась, сотрудники были своевременно оповещены о ее проведении и пр.).

Отрасль БАС развивается быстрыми темпами: несколько лет назад Транспорт Будущего только начинал разрабатывать первые дроны, а уже сегодня агродрон С-80 начал первые массовые коммерческие работы в полях, построены два завода, производятся сотни тысяч комплектующих.

Это значит, что с каждым годом в отрасли нужно все больше сотрудников – рабочих, маркетологов, конструкторов, пиарщиков, пилотов и людей еще десятков профессий.

Осознавая перспективы направления, мы много работаем с молодежью – будущими сотрудниками – начиная со старших классов школы и первых курсов ссузов и вузов.

Поэтому важная задача – понимать, кто те люди, которые уже скоро придут к нам на работу и деятельность которых будут координировать менеджеры по бизнес-процессам.

Ваша задача провести анализ открытых источников и подготовить аналитическую записку, содержащую в себе информацию:

• Сколько молодых людей от 16 до 25 лет живет в г. Тольятти.
• Сколько из них – школьники, студенты ссузов и вузов.
• Какие направления учебы и карьеры – самые привлекательные для студентов и школьников.
• Какие направления внеклассной активности поддерживаются государством.
• Сколько ребят после окончания учебных заведений принимают решение остаться в родном регионе и почему.
• Как различные компании Самарской области ведут работу по вовлечению молодых людей в профессию и формируют желание оставаться в регионе.

При подготовке аналитической записки необходимо опираться на официальные источники (сайты министерств и ведомств, учебных заведений), аналитические отчеты и маркетинговые исследования и новости в региональных и федеральных СМИ. Ссылки на используемые источники в обязательном порядке прилагаются к аналитической записке.

Большие компании могут управляться только с помощью документов. Необходимо провести анализ лучших практик двух крупных компаний (1 – российская, 1 – иностранная) и подготовить презентацию, отражающую следующую информацию:

• как устроена система управления рассматриваемых компаний;
• какие действуют корпоративные нормы;
• почему используемые методы эффективны;
• какие недостатки вы видите в системе управления исследуемых компаний.

На производственной площадке Транспорта Будущего в Тольятти работает более 600 человек. Почти 400 из них – сотрудники производства.

Целями работы службы внутреннего PR на производственной площадке являются:

• Формирование лояльности сотрудников к работодателю и их удержание.
• Формирования чувства перспективности работы в компании для сотрудников.
• Формирования имиджа компании как ответственного и перспективного работодателя, который заботится о благополучии сотрудников.

Служба внутреннего PR выполняет следующие задачи:

• 1 раз в месяц организует большие развлекательные мероприятия для сотрудников производства (пикники, спортивные соревнования, походы в театр и музей).
• 2 раза в месяц организует развивающие мероприятия для небольших групп желающих сотрудников – до 50 человек (тренинги, лекции и конкурсы, позволяющие не просто хорошо провести время, но и получить новые знания).
• На значимые праздники устраивает поздравления сотрудников – день матери, 1 сентября, Новый год, 8 марта.
• Организовывает проведение 2 тренировок в спортзале Инженерного училища в неделю.
• Обновляет контент на 10 экранах, расположенных в двух производственных корпусах.
• Размещает по 3 публикации во внутренней социальной сети в неделю о последних новостях производственной площадки.

Представьте, что вам поручили упорядочить работу службы внутреннего PR. Ваша цель — предложить и внедрить систему, позволяющей службе эффективно выполнять описанные выше блоки работ.

Вам необходимо выполнить следующие задания и подготовить письменный и / или иллюстрационный ответ:

1. Перечислите, за какие целевые показатели должен отвечать Руководитель службы внутреннего PR и сотрудники службы в месячном отчетном периоде, а также в годовом отчетном периоде.

Подготовьте шаблон отчетных форм, с помощью которых Руководитель службы должен отчитываться перед Директором по PR за выполнение целевых показателей по итогам месяца, а также по итогам года.

• Подготовьте Ваше видение типовой организационной структуры Службы внутреннего PR и перечислите, с какими службами и по каким вопросам должна взаимодействовать эта служба.

Организационная структура Службы внутреннего PR должна содержать перечень статусно-ролевых позиций и описание их функционала (штатную численность указывать не нужно).

• Какими должны быть ключевые смыслы системы мотивации (премирования) персонала Службы – параметры премирования (невыполнение каких функций и задач влечет снижение премиального фонда руководителя и сотрудников службы) и их обоснование (почему именно эти параметры – наиболее критичные и должны учитываться при расчете ежемесячной премии).

• В рамках правил нашей компании Система электронного документооборота является ключевым элементом системы управления, т.к. в ней обязательно сохраняется информация, необходимая для деятельности структурного подразделения (мы называем эту информацию «правами»), а также информация о результатах деятельности структурного подразделения (мы называем эту информацию «обязанностями»).

Подготовьте Ваше видение системы электронного документооборота, который должен вестись в рамках деятельности Службы внутреннего PR:

А)     перечень отчетных форм, без которых невозможна деятельность Службы внутреннего PR («права»);

Б)      перечень отчетных форм, содержащие информацию о результатах деятельности Службы внутреннего PR («обязанности»).

По каждой форме необходимо: дать название отчетной формы, указать периодичность предоставления, описать ее цель, перечислить информацию, которая должна в ней содержаться с указанием единиц измерения.